Система бережливого офиса основана на принципах бережливого производства, которые были придуманы на предприятии Toyota в 1950–1960-е годы инженером Таийти Оно. Проблемы в офисных (управленческих, административных, организационных) процессах наносят большой ущерб финансовым результатам фирмы. При внедрении инструментов бережливого производства, возможно на начальных стадиях исключить вероятные потери и снизить риски предпринимательства. Суть бережливого производства – устранение не имеющих ценность операций и потерь в производственном процессе. Важно не просто уволить кадры, а рационально использовать их труд. В связи с этим руководству фирмы, скорее всего, потребуется пересмотреть содержание работы сотрудников для того, чтобы они соответствовали принципам эффективного производства. Инструменты бережливого производства в офисе применяются по тому же принципу, что и в производственной сфере. Между тем присутствуют свои особенности, начиная от внедрения подходов данной системы до последующего их применения в организации. На первом этапе внедрения необходимо вовлечь в процесс весь персонал компании. Здесь могу возникнуть следующие ошибки: Первая — руководство принудительно вводит новую систему работы, при этом, не объясняя работникам для чего это нужно. Вторая ошибка – инициатива исходит от сотрудников, но руководство не заинтересовано в рекомендованных изменениях. При различии целей сотрудников и руководства любые, даже самые удачные нововведения обречены на провал. Следовательно, важно совместно с персоналом фирмы обсуждать проблемы и выставлять приоритетные цели для улучшения работы. На втором этапе внедрения применяются инструменты бережливого офиса. Поскольку суть этого подхода заключается в устранении потерь, важно выявить и классифицировать их. На заключительном этапе внедрения бережливого офиса важно непрерывно совершенствоваться. Руководству нужно следить за изменениями в поведении работников. Желательно ввести систему поощрений, чтобы стимулировать происходящие изменения. Выделяют следующие потери, часто встречающиеся в офисной работе: излишние перемещения работников внутри офиса; составление отчетов, которые никем не читаются или дублируют друг друга; изготовление ненужных копий документов; бессмысленные и неэффективные собрания; длительный поиск необходимых документов; задержки в получении информации; хранение большего количества документов и информации, чем это требуется.
